César Chávez PTA

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The child has one intuitive aim: self development

Minutes of the 5/5/2020 PTA meeting

César Chávez PTA Meeting Agenda, May 5, 2020, 5 – 6:30pm

Zoom videoconference

Quorum: 

  1. Call to Order                                          5:05pm          
    1. Tahni reviewed protocol        
  2. Reading and approval of minutes         5:05 – 5:10pm 
    1. Tahni shared screen, time to review. Nicole made motion to approve minutes from last meeting, 2nded. Unanimously approved.
  3. New business                                        5:10 – 6pm
    1. Vote on budget 2020-2021
      1. Budget & election have to be voted on in may, it’s in our standing rules. Budget language includes that board has discretion to disperse funds with flexibility around pandemic . Keiona notes that we did not delay budget vote because we want to be ready to operate asap regardless of when school starts. 
      2. Daniel shared the budget screen, Nicole shared the link for all to review. Caveat: scrip was removed since the program no longer operates.
      3. Specific wording: When voting in this budget, the membership authorizes the board to redirect funds from any activities listed to a local non-profit that is providing direct support to Cesar Chavez families in the form of food or emergency cash grants to keep families fed, housed, and healthy.  
      4. Daniel moved to approve budget, 2nded. Unanimously approved.
    2. Vote on Treasurer board position
      1. Keiona thanked Nicole & Tahnifor their long, dedicated efforts. 
      2. Noted that DOJ rules require our PTA has 3 board members; no one has stepped up to replace the membership chair. 
      3. KRC points out that we do not have nominating committee, board members are always trying to drive up attendance/membership/volunteers. Trying to represent our entire school community, board/meetings look a certain way sometimes because not everyone can participate. 
      4. Floor nomination? No one nominated.
      5. Caroline made a motion to vote in Joele as treasurer. 2nded. Unanimously approved. 
      6. Kara Johnson, teacher, has volunteered to serve as communications for teachers, great conduit for getting family voices.
  4. Announcements & Questions               5:30
    1. Kara Johnson – auction update. Virtual auction did not proceed. Items donated are for this year as set forth in the request letter, legally we need to find a solution. 
      1. Consider asking businesses if we can hold on to items through next year. 
      2. Amy Gilkey – collecting received donations; we’ll have to decide what items can still be used, option for rolling over. Would we make a new proposal for what funds will be spent on next year?
      3. Auction funds – will have to be voted on for next auction year, 2021. This years funds will not apply. Amy points out we have to consider what is open, where to request. New vote will have to happen at our next meeting once school starts. 
    2. Betsy – will there be meetings over summer? Giving feedback to PPS via their survey, initial discussion regarding advocacy. 
      1. Keiona – points out board doesn’t meet generally over summer. We may have to consider meeting to gear up advocacy group, our approach to supporting the school. 
      2. Betsy – will be new Advocacy chair. Adding her contact info into the chat. Heading our effort.
    3. Amy – rainy day funds may be allocated to schools in PPS via Governor Brown to cover budget shortfalls. Nicole brought up a proposed bond that might also cover budget shortfalls. Daniel shared link to ODE survey 
  5. Adjournment            5:51pm

Contacts

Keiona R Connor, copresidenta 503.442.2384 ChavezPTAcopresident@gmail.com

Nicole Dalton, Tesorera 541.221.0794 ChavezPTAtreasurer@gmail.com

Veronica Arenas, Secretaria 503.853.3422 ChavezPTAsecretary@gmail.com

Tahni Holt, Membresía 503.708.5801 ChavezPTAmembership@gmail.com

Agenda de la reunión de la PTA de César Chávez

5 de mayo de 2020, 5 – 6:30pm

  1. Llamada al orden 5:05 pm
  2. Protocolo para usar zoom revisado por Tahni Holt
  3. Lectura y aprobación del acta 5:05 – 5:10 pm
    1. Tahni compartió su pantalla con los minutos, hora de revisar. Nicole hizo un movimiento, 2do. Aprobado por unanimidad.
  4. Nuevos negocios 5:10 – 6pm
    1. El presupuesto y las elecciones tienen que ser votados en mayo, está en nuestras reglas vigentes. Nicole explico que debido a la pandemia, estamos tratando de planificar un futuro para el que no podemos prepararnos (los eventos pueden no tener lugar, etc.) El presupuesto es vago para que podamos dejar espacio para reutilizar el dinero del evento para asistencia directa a las familias de CC. Keiona señala que no retrasamos la votación del presupuesto porque queremos estar listos para operar lo antes posible, independientemente de cuándo comience la escuela.
    2. Daniel compartió la pantalla de presupuesto, Nicole compartió el enlace para que todos lo revisen. Advertencia: la secuencia de comandos se eliminó porque el programa ya no funciona.
    3. Texto específico: al votar en este presupuesto, la membresía autoriza a la junta a redirigir los fondos de cualquier actividad incluida a una organización local sin fines de lucro que brinde apoyo directo a las familias de César Chávez en forma de alimentos o subsidios en efectivo de emergencia para mantener a las familias alimentadas, alojado y saludable.
    4. Daniel se movió para aprobar el presupuesto, 2do. Aprobado por unanimidad.
  5. Vote en la posición de la junta del Tesorero
    1. Keiona agradeció a Nicole y Tahni por sus esfuerzos largos y dedicados.
    2. Notó que las reglas del DOJ requieren que nuestra PTA tenga 3 miembros de la junta; nadie ha dado un paso al frente para reemplazar al presidente de la membresía.
    3. Keiona señala que no tenemos un comité de nominaciones, los miembros de la junta siempre están tratando de aumentar la asistencia / membresía / voluntarios. Tratando de representar a toda nuestra comunidad escolar, la junta / reuniones se ven de cierta manera a veces porque no todos pueden participar.
    4. Nominación de piso? Nadie nominado.
    5. Caroline hizo una moción para votar en Joele como tesorera. 2nded. Aprobado por unanimidad.
    6. Kara Johnson, maestra, se ha ofrecido como voluntaria para servir de comunicación para los maestros, un gran conducto para obtener las voces de la familia.
  6. Anuncios y preguntas 5:30
    1. Kara Johnson – actualización de la subasta. La subasta virtual no se realizó. Los artículos donados son para este año como se establece en la carta de solicitud, legalmente necesitamos encontrar una solución. Considere preguntar a las empresas si podemos conservar los artículos hasta el próximo año.
    2. Amy Gilkey – recolectando donaciones recibidas; tendremos que decidir qué elementos aún se pueden usar, opción para renovar. ¿Haríamos una nueva propuesta sobre qué fondos se gastarán el próximo año?
    3. Fondos de la subasta: deberán votarse para el próximo año de subasta, 2021. Los fondos de este año no se aplicarán. Amy señala que tenemos que considerar qué está abierto, dónde solicitarlo. Una nueva votación tendrá que suceder en nuestra próxima reunión una vez que comience la escuela.
    4. Betsy: ¿habrá reuniones durante el verano? Dando retroalimentación a PPS a través de su encuesta, discusión inicial sobre incidencia. 
    5. Keiona – señala que la junta no se reúne generalmente durante el verano. Es posible que tengamos que considerar reunirnos para preparar un grupo de defensa, nuestro enfoque para apoyar a la escuela.
    6. Betsy: será la nueva presidenta de Advocacy. Agregar su información de contacto al chat. Encabezando nuestro esfuerzo.
    7. Amy: los fondos para días lluviosos se pueden asignar a las escuelas en PPS a través del Gobernador Brown para cubrir el déficit presupuestario. Nicole planteó un bono propuesto que también podría cubrir los déficits presupuestarios. Daniel compartió el enlace a la encuesta ODE
  7. Aplazamiento 5:51 pm

Contactos

Keiona R Connor, copresidenta 503.442.2384 ChavezPTAcopresident@gmail.com

Nicole Dalton, Tesorera 541.221.0794 ChavezPTAtreasurer@gmail.com

Veronica Arenas, Secretaria 503.853.3422 ChavezPTAsecretary@gmail.com

Tahni Holt, Membresía 503.708.5801 ChavezPTAmembership@gmail.com

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